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Gestión de documentos digitales

TS HyperDocs digitaliza de manera segura y transparente todas las transacciones, documentos y firmas de las aplicaciones de movilidad de TouchStar, eliminando la necesidad de realizar copias en papel y liberando a los clientes y al personal de retrasos, dudas y papeles innecesarios.

El acceso dinámico a los registros es la característica que define HyperDocs. Correos electrónicos automáticos en el mismo día de la transacción y recopilación automática de transacciones múltiples para empresas grandes y complejas forman parte de sus capacidades ampliables de gestión de documentos.

Sin papel

Cualquier impresión en el terreno o transacción genera una copia idéntica de la imagen impresa en el momento de la transacción que pasa a formar parte de la base de datos de HyperDocs durante la siguiente comunicación. Las facturas, tiques de entrega, informes de viaje e inspección y demás documentos o actividades en el terreno están disponibles en los servidores de la empresa. La captura de firma electrónica y los potentes sistemas de respaldo en el terreno hacen que las copias de papel de las transacciones resulten innecesarias.

Acceso inmediato simplificado

Todos los campos de datos de las transacciones pueden buscarse a través de una interfaz de usuario simplificada que proporciona información precisa y aplicable inmediata al personal sobre el terreno y en la oficina.

Acceso para el cliente

Los clientes se benefician enormemente con la utilización de HyperDocs porque permite visualizar transacciones y documentos y descargarlos de manera segura con el acceso en línea. Los conflictos sobre cuentas se minimizan y los planes de pago de aceleran gracias a la función de autoservicio, puntual y precisa.

Opciones de reproducción

Los documentos se reproducen en multitud de medios: visualización sencilla en pantalla, impresora, correo electrónico, fax, descarga de la web o archivo en formato para exportar de los sistemas ERP.

Procesamiento de programas automático

El procesamiento automático de los programas envía automáticamente por correo electrónico los informes de las transacciones según los parámetros definidos por el usuario. Por ejemplo, los administradores de la flota pueden recibir los informes de las inspecciones de los vehículos a diario al tiempo que los expedidores reciben imágenes en formato PDF de las transacciones que tienen lugar en el mismo día.

Procesamiento programado basado en normas

El procesamiento programado basado en normas más complejas aloja informes de emplazamiento múltiples en una frecuencia definida. Por ejemplo, HyperDocs reúne, recopila y transfiere de manera automática los informes semanales de todos los tiques de entrega regionales de 200 emplazamientos nacionales.

Potente capacidad de archivo

HyperDocs incorpora un archivo automatizado basado en normas para garantizar la recuperación rápida y eficiente de los documentos.

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