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EnergyUnited

Distribuidor regional de propano reduce los gastos con procesos sin papel.

Con sede en Statesville (Carolina del Norte), EnergyUnited, presta servicios en la actualidad a clientes residenciales, comerciales e industriales en Carolina del Norte y del Sur. Operando desde 13 comercios minoristas, EnergyUnited ha demostrado ser una empresa en la que los clientes pueden confiar, y ha crecido hasta convertirse en el distribuidor líder de propano en los dos estados en los que ofrece sus servicios.

Desafío

Con el crecimiento del departamento de propano de EnergyUnited se empezaron a revelar áreas con deficiencias. El equipo de atención al cliente pasaba demasiado tiempo con el trabajo administrativo: gestionar los documentos e introducir los datos, camiones antiguos que requerían demasiado mantenimiento para seguir funcionando y proceso basados en papel que suponían un gran trabajo para los conductores. El equipo directivo vio una oportunidad de mejora y comenzó a buscar una solución de software para gestionar el suministro de propano y una solución de automatización con unos objetivos concretos en mente para mejorar la eficiencia del negocio.

Objetivos

  • Crear una fuerza laboral sin papel
  • Ampliar la capacidad temporal
  • Mejora las operaciones para los clientes

Solución implementada

Diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de los distribuidores de propano, EnergyUnited escogió GasPac como la solución ideal para el suministro de propano para ayudarle a cumplir sus objetivos. La implementación de dispositivos móviles permite a los conductores trabajar sin papel. La facturación, la emisión de tiques y la captura de firmas electrónicas pueden realizarse en un único aparato con navegación por GPS y herramientas de seguimiento integradas.

“Nuestros conductores están encantados con el sistema. Reciben indicaciones detalladas sobre cada entrega, lo que mejora su puntualidad y eficiencia”, según Darrin Shaffer, director de operaciones de EnergyUnited. “Además, la comunicación en tiempo real entre cada camión y nuestra oficina de despacho tras cada entrega envía las coordinadas por GPS, de modo que podemos ver con precisión la ubicación de cada camión de nuestra flota. Es una herramienta de planificación con un valor añadido increíble que nos permite ser enormemente flexibles”.

Resultados

“El software GasPac, combinado con TS HyperDocs y otras aplicaciones, ha incrementado nuestra eficiencia de manera significativa. Es tan eficiente que, de hecho, hemos recortado el número de camiones”, afirmó Shaffer. “El sistema ha superado nuestras expectativas en muchos aspectos y, como resultado, hemos podido reducir nuestra flota en aproximadamente un 10 % con la retirada de los vehículos más antiguos y que más mantenimiento exigían”.

La capacidad de que los datos fluyan directamente desde el conductor hasta la oficina de administración ha mejorado enormemente el impacto del equipo de atención al cliente. “Otro aspecto importante es que el tiempo que nuestros representantes del servicio al cliente emplean en las tareas de oficina se ha reducido a la mitad. Esta eficacia ha permitido a los representantes del servicio al cliente pasar más tiempo al teléfono atendiendo las necesidades de los clientes y mejorando así nuestro servicio”, añadió Shaffer. “El balance final es que nuestro sistema TouchStar ya se ha rentabilizado en menos de un año tras la implementación”.

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